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INDICE DI ROTAZIONE

Siamo arrivati alla fase 2 di questo lungo periodo che ha portato il Paese alla chiusura a causa del COVID-19, l’Italia ha programmato le graduali riaperture delle strutture contingentando, in ogni caso, il numero di utenti che di volta in volta potranno entrare nei locali. Anche se per il fitness e wellness non è stata ancora fissata una data di riapertura certa è bene prepararsi e studiare quella che potrebbe essere la modalità di accesso degli utenti alla struttura.

L’opzione più semplice è sicuramente quella di consentire agli utenti di frequentare le strutture solo previa prenotazione della lezione/dell’ora di allenamento in sala attrezzi; dal nostro punto di vista, tuttavia, questa non è l’opzione migliore.

Sono mesi che gli utenti non frequentano la struttura e permettergli di tornare solo mediante prenotazione, rischierebbe di creare dei veri e propri “click day” per conquistare il posto a lezione e, vari tentativi fallimentari, concorrerebbero sicuramente a creare malcontento tra i nostri utenti che tanto faticosamente abbiamo mantenuto caldi durante il periodo di lockdown.

Opzione migliore sarebbe invece quella di partire dalle linee guida riguardanti l’affollamento dei locali in cui si svolgono le attività e prevedere una vera e propria rotazione dell’utenza.

Norme per impiantistica sportiva

Partendo dalla norma CONI del 6 maggio 2008 “NORME PER L’IMPIANTISTICA SPORTIVA” per consentire l’agevole svolgimento delle attività in condizioni di sicurezza va effettuato il calcolo del massimo affollamento totale degli utenti/addetti all’attività dell’impianto sommando l’affollamento massimo di tutti gli spazi di attività dell’impianto, calcolati secondo i seguenti criteri:

    • spazi per attività a corpo libero, aerobiche e di riscaldamento (sale senza attrezzi, presenza di tappetini, fitball, pesetti) pari alla superficie del locale in m diviso 4;
    • spazi attrezzati con macchine (cardiovascolari, panche, macchine isotoniche) pari al n. macchine/panche ma non superiore alla superficie del locale in m diviso 4;
    • spazi per attività specifiche (rowing, group cycling, ecc.) pari al n. macchine/panche ma non superiore alla superficie del locale in m diviso 4;
    • spazi per le attività del benessere (saune, terme, ecc.) pari alla superficie in m dell’ambiente diviso 2;
    • spazi per attività in acqua (acquagym e fitness in acqua) pari alla superficie delle vasche in m diviso 2.

Altre linee guida da considerare potrebbero essere quelle elaborate e pubblicate il 27 aprile 2020 dalla fin (federazione italiana nuoto) “emergenza covid-19″. Misure di sicurezza da adottare negli impianti sportivi dotati di piscina e palestra per la fase 2”, le quali prevedono:

    • per le vasche pre natatorie/ nuoto libero (prive di attrezzi e macchine) -> 7 m² per utente (una vasca 25×2 m potrà ospitare fino a 7 utenti, vasche per il fitness in acqua di dimensione 12×6 potranno ospitare un massimo di 10 utenti);
    • per le palestre con attrezzi -> 7 m² per utente
    • per le aree benessere (solarium, saune, terme, ecc.) -> 8 m² per persona (sdraiata su lettino/asciugamano).

Basandoci su queste direttive abbiamo elaborato un foglio di lavoro che, a seconda della dimensione effettiva delle sale della struttura e a seconda del tipo di attività cui è adibita, permette di calcolare facilmente il numero di utenti che contemporaneamente possono partecipare alla lezione. Abbiamo detto però che il nostro obiettivo è quello di non creare un click day per non suscitare malcontento tra i nostri utenti ma di creare una rotazione vera e propria che permetta a tutti di tornare ad allenarsi in sicurezza seguendo una struttura ben precisa.

Da qui l’idea di effettuare un ulteriore step che precede la compilazione del foglio di rotazione, ovvero la creazione di un modulo (tramite Google Docs) che dovrà essere inviato agli utenti e nel quale gli verrà chiesto di esprimere n. preferenze tra i corsi offerti dalla struttura che quest’ultimo desidera frequentare (ovviamente questo da inviare agli utenti secondo la loro tipologia di abbonamento).

Sarebbe opportuno allegare al questionario, che dovrà essere inviato via mail, un piccolo testo che potrebbe essere:

“Buongiorno #####, in vista di tornare ad essere operativi nella fase 2, stiamo organizzando la struttura per l’erogazione dei corsi. Con l’obiettivo di offrire lo stesso servizio nel miglior modo possibile, ti chiediamo cortesemente di indicare tra le offerte, i corsi che vorresti frequentare (per favore, indicare massimo 3 corsi). Ci scusiamo per la limitazione ma è nostro obiettivo garantire agli utenti la possibilità di allenarsi in sicurezza e senza attese.”

Una volta ricevuti i questionari con le preferenze degli utenti, saremo in grado di inserire nel foglio di rotazione quelle che sono le effettive richieste dell’utenza rispetto al singolo corso; in questo modo, automaticamente, il documento indicherà, oltre al numero di persone possono allenarsi (sempre in riferimento alle dimensioni e alla tipologia di utilizzo della sala), anche quanti gruppi dovrò far ruotare permettere a tutti di allenarsi.

Facciamo qualche esempio:

    • Nella sala 1 si svolge la lezione di pilates 3 volte a settimana. La dimensione della sala è 90 m2 e da questionario è emerso che ci sono 86 richieste per frequentare il corso. Seguendo le linee guida CONI (m sala :4), sappiamo che le persone che possono assistere alla lezione sono 19 (N.B. nel calcolo viene già considerata la presenza in sala dell’istruttore); i gruppi che dovrò far ruotare saranno invece 5, il che significa che il gruppo A (ordine alfabetico A-D) facendo lezione il lunedì, tornerà ad allenarsi nuovamente il venerdì della settimana successiva.
    • Sala 2 di 80 m2 con attrezzi che occupano 11 m ed un trainer in sala; potranno seguire la lezione un massimo di 16 persone.
      Ipotizziamo che da questionario è emerso che ci sono 32 richieste per quel corso.

      • Se la lezione si tiene 1 volta a settimana ciascun gruppo farà lezione indoor in maniera alternata una ogni 15 giorni
      • Se la lezione si tiene 2 volte a settimana ciascun gruppo farà lezione indoor una volta a settimana
      • Se la lezione si tiene 3 volte a settimana ciascun gruppo farà lezione indoor una settimana 2 volte e la successiva 1 volta

Abbracciando questa modalità di azione, le strutture dovranno dotarsi di strumenti di comunicazione che consentano alla segreteria di comunicare agli utenti a quale gruppo sono stati assegnati, quali sono i giorni e gli orari di allenamento ed inviare un messaggio per ricordare che il giorno x all’ora y ci sarà la lezione.

Tre opzioni di comunicazione

Per far fronte a quanto detto, proponiamo tre diverse opzioni:

1. Creazione di un Broadcast WhatsApp/Telegram che permette alla segreteria di inviare rapidamente una comunicazione a tutti gli utenti inseriti.

2.  Utilizzo di una piattaforma di e-mail marketing (tipo di marketing diretto che usa la posta elettronica come mezzo per comunicare messaggi ai clienti).

3.  Creazione di un calendario tramite Google che permette di creare un’agenda “lezione ####” nel quale inserire sala, orario, gruppo e condivisibile con tutti gli iscritti a quelle lezioni.

Programmare la rotazione dei gruppi che devono di volta in volta frequentare la lezione non significa limitare l’utente nella fruizione del servizio, quanto piuttosto creare una metodologia di allenamento che gli consenta di tornare ad allenarsi in sicurezza e che favorisca dunque, il ripopolamento delle strutture.

Inoltre, questa rotazione non vuol dire che l’utente si può allenare sono una volta ogni x volte ma piuttosto che si allenerà fisicamente in struttura una sola volta, mentre le altre volte potrà assistere alla lezione attraverso piattaforma digitale. Ciò significa che siamo davanti alla possibilità di organizzare diverse linee di servizio, le quali vadano a combinare online, indoor e outdoor (una volta che sarà possibile anche quest’ultimo).

Sarà inoltre possibile creare linee di servizio aggregate quali:

    • Singola attività: Indoor 35,00 €, Outdoor 25,00 €, Online 25,00 €;
    • Doppia attività: 50,00 € – 16,7% di sconto sulla seconda linea/attività;
    • Tripla attività: 65,00 € – 23,5 % di sconto sulla seconda linea/attività.

Alla luce dei recenti avvenimenti abbiamo visto come la digitalizzazione delle strutture si sia resa necessaria e con la nostra #FITCHALLENGE abbiamo offerto alcuni strumenti per la creazione della palestra digitale e, attraverso l’indice di rotazione, abbiamo dunque fornito un altro tassello che permetterà alle strutture di creare una nuova tipologia di servizio, quello composto da servizi indoor, outdoor ma anche il fondamentale online.

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